Этикет электронных писем
.jpg) Сегодня трудно найти компанию, не использующую активно при деловой переписке электронную почту. Но следут помнить, что, как и при любых других видах делового общения: телефонных разговорах, деловых встречах, деловой переписке, при обмене деловыми электронными письмами также следует соблюдать опредленные правила этикета, чтобы не выглядеть человеком невежливым и не навредить своей деловой репутации.
При написании электронного письма следует соблюдать те же принципы, что и при написании обычного. Не следует забывать о краткости, логичности, грамотности. Несмотря на то, что электронное письмо может представляться менее формальным способом общения, при его написании не следует забывать о приветствии, обращении к адресату и только потом переходить к цели своего письма.
Обращайте внимение на то, чтобы ваше письмо не было слишком большим по объему. Можно следовать простому правилу: электронное письмо должно быть вдвое короче, чем написанное на бумаге. Если существует необходимоть передачи в письме большого объема текста – лучше оформить его в виде
отдельного прикрепленного к письму файла, а в письме оставить только сопроводительный текст. Не забывайте о важности наличия краткого сопроводительного текста в письме в этом случае. Пустые письма с прикрепленными файлами допустимы только при неформальном общении, и в том случае, если получатель извещен каким-либо иным способом о том, что содержится во вложенном файле.
Структура электронного делового письма может быть представлена следующим образом:
приветствие, основная часть (цель письма), личная электронная подпись с указанием контактных данных, наименование и контактные данные компании. Не пишите письмо только строчными буквами, не забывайте о знаках препинания и каждое предложение обязательно начинайте с заглавной буквы. Ни в коем случае не используйте при написании письма только заглавные буквы. Письмо, написанное таким образом, вообще имеет негативный оттенок и воспринимается как крик. В электронных письмах для отделения одной мысли от другой и создания абзацев, как правило, используются пустые строки, что придает упорядоченный вид тексту письма.
При отправке электронного письма обязательно следите за тем, чтобы было заполнено поле «Тема», содержащее сформулированную в нескольких словах тему вашего письма.
Помните, что тема письма – это красная нить смысла вашего сообщения, и из нее получателю должно быть понятно содержание вашего письма. Оставлять пустым это поле не только невежливо, но и неразумно, поскольку такое письмо может быть отклонено почтовой программой получателя, принявшей его за спам. Также при необходимости можно воспользоваться существующей во многих почтовых программах возможностью указания важности сообщения. Это бывает удобно в том случае, если известно, что адресат получает большое количество писем, и таким образом ваше письмо будет выделено в общем потоке. Однако злоупотреблять этой функцией не следует.
В каждой почтовой программе имеется адесная книга, в которую записываются адреса электронной почты ваших корреспондентов, а также другая информация. Обратите внимание на то, что при получении письма адресат сможет увидеть, под каким именем он хранится в вашей адресной книге, поэтому будьте внимательны при переименовании своих корреспондентов, чтобы избежать курьезных случаев.
При ответе на электронное письмо очень удобно использовать существующие возможности в почтовых программах, воспользовавшись для ответа соответствующими функциями программы. При этом автоматически будет заполнено поле адресата, а в поле «Тема» будет приведена с пометкой «Re» тема письма, на которое вы отвечаете. Это является весьма удобным для вашего корреспондента, так как он сразу сможет понять, на какое именно его письмо вами был написан ответ.
При ответе вполне допустимым может быть, если вы отредактируете текст письма, на которое отвечаете и оставите только те строки, которые важны для вашего ответа. Под каждой такой выдленной цитатой напишите ваш ответ на данный вопрос или предложение. Однако, если письмо носит официальный характер, то следует оставить текст полученного письма без изменений и сверху написать свой ответ.
Не следует использовать в деловой переписке смайлы (принятые символы для передачи эмоций), чтобы не быть воспринятым как человек несерёзный.
Электронная подпись – существующая во всех почтовых программах возможность текстовой подписи. Наличие электронной подписи в деловых письмах является правилом хорошего тона. Отредактируйте личную электронную подпись так, чтобы она содеражала необходимую информацию о вас и ваших контактных данных и была приемлема при отправке писем для всех адресатов. Как правило, в электронной подписи содержатся имя, фамилия, должность и наименование компании, в которой вы работаете, номера телефонов, факса, адрес электронной почты. Следите за тем, чтобы электронная подпись не была слишком длинной и не превышала четырех - пяти строк.
При деловой переписке с помощью электронных писем не рекомендуется использовать такую функцию почтовых программ как уведомление о получении. Это воспринимается как недоверие к адресату. Если вы не уверены, дойдёт ли ваше письмо до адресата – лучше позвонить и уточнить, было ли письмо получено. Если же это невозможно, более вежливым будет в самом тексте письма изложить просьбу о том, чтобы вас известили о получении данного письма.
И последнее. На деловые письма, независимо от того, бумажные они или электронные, обязательно нужно отвечать. Время для ответа на электронное письмо не должно превышать двух суток. Также следует обязательно подтверждать получение электронных писем с вложенными файлами, чтобы корреспондет знал, что вложеные файлы были получены и нормально открылись. Если для ответа на письмо вам потребуется больше времени – следует уведомить об этом вашего корреспондента, объяснив причины задержки и указав, в какой примерно срок на его письмо будет возможность ответить.
 Обсудить статью на форуме
|
