Elektronkirjade etikett
.jpg) Tänapäeval on peaaegu võimatu leida firmat, kes ei kasutaks ametlikus kirjavahetuses aktiivselt e-posti. Kuid tuleb meeles pidada, et nagu igasuguse ametliku suhtlemise korral - telefonikõned, ametlikud kohtumised, kirjavahetus - tuleb ka e-kirjavahetuses järgida teatud etiketireegleid, et mitte näida kasvatamatu inimesena ja kahjustada enda mainet.
E-kirja vormistamisel tuleb järgida samu reegleid mis esitatakse ka tavalise kirja vormistamisel. Kiri peab olema kirjutatud lühidalt, loogiliselt ja vigadeta. Vaatamata sellele, et e-kiri võib tunduda vähem ametliku suhtlemisvahendina, ei tohiks siiski unustada tervitust, viisakat pöördumist adressaadi poole ja alles siis asuda kirja saatmise põhjuste juurde.
Pidage silmas, et Teie kiri ei oleks liiga pikk. Tuleks järgida lihtsat reeglit: e-kiri peab olema poole lühem kui tavaline paberil kiri. Kui on vaja edastada palju teksti, siis on parem see vormistada eraldi failina, ning kiri lühikese kaaskirjana. “Tühja” kirja koos sellele lisatud failiga võib saata ainult mitteformaalse suhtlemise korral või juhul
kui kirja saajat on muul moel teavitatud lisatud faili sisust.
E-ärikirja struktuur võiks olla järgmine: tervitus, sisu (kirja eesmärk), isiklik e-allkiri (kus näidatakse ära ka kontaktandmed), firma nimi ja kontaktandmed. Ärge kirjutage ainult väikeste tähtedega, ärge unustage kirjavahemärke, ning alustage lauset ikka suure tähega. Samuti ärge kirjutage kirja ainult suurte tähtedega. Sellist kirja lugedes jääb mulje, et kirja saatja on vähese kirjaoskusega ning see jätab halva mulje. Ühe mõtte teisest eraldamiseks võib nad paigutada eraldi lõikudesse, lõikude vahele võib aga jätta tühja rea. See jätab korrastatud teksti mulje.
E-kirja väljasaatmisel jälgige, et rida “Pealkiri” oleks täidetud (lühidalt seletatud kirja sisu). Pidage meeles, et kirja pealkiri on Teie kirja sisu “punane niit” ja kirja saaja saab siit esmase info sisu kohta. Jätta see rida tühjaks on ebaviisakas ja mitte eriti mõistlik, kuna postiprogramm võib sellise kirja lugeda spämmiks ja serverist mitte edasi saata. Vajaduse korral võib kasutada paljudes postiprogrammides sisalduvat võimalust teha märge kirja tähtsuse kohta. See on väga mugav kui on teada, et adressaat saab väga palju kirju ja Teie kiri jõuab temani üldises korras. Kuid seda võimalust ei tohi kuritarvitada.
Igas postiprogrammis sisaldub aadressraamat, kuhu kirjutate oma korrespondentide e-aadressid ja muu vajaliku info. Jälgige, et kirja saamisel adressaat näeks, millise nime all teda aadressraamatus säilitatakse. Seetõttu olge oma korrespondentide ümbernimetamisel tähelepanelik, et ei tekiks piinlikku olukorda.
Vastates e-kirjale, on väga mugav kasutada postiprogrammi võimalusi. See täidab automaatselt rea “Aadress” ja reale “Pealkiri” kirja sisu millele Te vastate märkega “Re”. Kirja saajale on see väga mugav, kuna ta saab kohe aru, nimelt millisele tema kirjale Te vastate.
Kirjale vastates on lubatud redigeerida saadud kirja teksti ja jätta alles ainult need read, mis on vajalikud vastuse kirjutamiseks. Iga sellise tsitaadi alla kirjutage oma vastus või ettepanek antud küsimuses. Kui aga kiri on ametlik, siis teksti muuta ei tohi ja vastus tuleb kirjutada saadud kirja kohale.
Et Teid peetaks ikka tõsiseks inimeseks, ei tohi ametikirjades kasutada emotikone (sümbolid, mis väljendavad emotsioone).
E-allkiri on kõigis postiprogrammides sisalduv tekstilise allkirja võimalus. Ametlikes kirjades käib e-allkiri hea tooni juurde. Redigeerige oma e-allkiri ära nii, et see sisaldaks vajalikku infot Teie ja Teie kontaktandmete kohta ning oleks sobiv kõigile adressaatidele. E-allkiri sisaldab nime, perekonnanime, ametinimetust ja firma nime, kus Te töötate, telefoninumbreid, faksi numbrit ja e-posti aadressi. Jälgige, et e-allkiri ei oleks pikem kui 4 – 5 rida.
Elektroonilise ametliku kirjavahetuse puhul ei ole soovitav kasutada postiprogrammide võimalust saada teade kirja kättesaamise kohta. See jätab mulje, et Te ei usalda adressaati. Kui tahate olla kindel, et kiri jõudis kohale, siis parem helistage. Kui see pole mingil põhjusel võimalik, siis on viisakam lisada kirjale palve teavitada kirja kättesaamisest.
Ja lõpuks. Kõigile ametlikele kirjadele, olenemata sellest, kas tegu on e-kirja või paberalusel kirjaga, tuleb tingimata vastata. E-kirjale tuleks vastata kahe päeva jooksul. Samuti tuleb tingimata kinnitada e-kirja failide kättesaamine, et korrespondent oleks kindel, et kiri on kätte saadud ja failid avanenud. Kui vastamiseks kulub rohkem aega, tuleb korrespondenti sellest teavitada, selgitada hilinemise põhjus ja näidata ära ligikaudne vastamise aeg.
 Arutada artiklit foorumil
|
